Participar de uma reunião é:

• essencialmente fornecer um esforço cooperativo e persuadir-se de que vai fazer um trabalho inteligente.
• respeitar os membros do grupo, sobretudo procurando escutá-los bem.
• cooperar ativamente na boa marcha da discussão, isto é, na progressão e conclusão.
• contribuir com a sua quota-parte inteligentemente: tendo um sentido agudo de comunicação sem perda de tempo (cronometragem).

Os participantes de um trabalho em grupo em geral encontram barreiras que aparecem pela linguagem, pelas atitudes e pelos sentimentos, tais como:

• diferenças - a medida pela qual aceitamos com um sorriso as opiniões diferente das nossas e até gostamos de que as pessoas sejam diferente de nós.
• preconceitos - Estamos cheios de preconceitos. As maneiras de se vestir, de se alimentar, dos nossos amigos e companheiros de trabalho passam constantemente pelo crivo dos nossos preconceitos, se na comunicação quisermos estar disponíveis para os outros.
• Egocentrismo - Por demais preocupados com o que temos a dizer, falta-nos tempo para pensar no que os outros pensam de nós. O egocentrista diz "Eu..." e encara o restante do pessoal.
• resistência a mudanças - Reação natural, inevitável. Se compreendermos bem a sua natureza. quando tivermos que dizer coisas que, normalmente, provocariam uma modificação no comportamento ou dos hábitos dos outros, nos será necessário usar argumentos mais atraentes e desenvolver encantos suplementares.
• refutar vs compreender -a maior parte de nós ao ouvir uma afirmação, uma opinião, está mais inclinada a refutar do que compreender realmente.
• tempo de escuta - falamos cerca de 125 palavras por minuto e escutamos cerca de 500 palavras por minuto, ou seja o orador é a tartaruga e nós somos a lebre que o escutamos. Temos a impressão que podemos folgar, parar e pegar de novo o comboio, mas o orador prosseguiu no seu discurso e mudou de rumo!
• maneira de se exprimir - ainda que tenhamos muito talento, opiniões gerais e um vocabulário extremamente rico, se falamos em tom descolorido, sem articular nem por em relevo as palavras importantes,a comunicação não se estabelecerá.

Será que nunca pensamos em usa-los, ao menos alguma vez:

• timidez natural.
• sensação de não estar por dentro do assunto.
• fadiga física ou nervosa.
• falta de experiência no uso da palavra em público.
• orientador demasiado direto (corta, tem maus modos, etc..)
• receio de outros participantes (julgados a priori).
• falta de conhecimentos sobre o problema em discussão.
• não tem opiniões para exprimir.
• há na reunião alguém que se receia a crítica ou a apreciação.
• mentalidade de especialista que nos leva a não intervir em assuntos dos quais não estamos seguros.

A arte de dirigir reuniões se confunde com a arte de perguntar quando convém, como convém e a quem convém. Veja alguns conselhos :

• discutir é comunicar - o bom orientador não se preocupa consigo, mas com a ligação e estreitamento dos fios invisíveis que o ligam ao grupo. O olhar, a mímica, os gestos, as atitudes contribuem para tecer estes fios.
• acolhimento aos participantes - por a vontade os futuros ouvintes através do ambiente e da recepção aos mesmos.
• tomar a direção do grupo - no início da discussão fazer um breve relato de introdução. Procure começar dando uma excelente partida.
• arte de perguntar - a pergunta é um dos instrumentos mais valiosos à sua disposição, não só para dirigir e estimular a discussão, mas também para nela fazer participar constantemente todos os membros do grupo. As perguntas mudam de natureza, segundo as suas intenções, podem ser de informação, de investigação ou puramente formais. A forma como a pergunta é feita não deixa de ter importância, elas podem ser gerais (incidem sobre o grupo) ou perguntas diretas (o que pode.. SR X). O orientador deve saber utilizar pergunta de retorno, isto é, se responder com a própria pergunta que lhe é dirigida, devolvendo a pergunta ao interlocutor ou ao grupo. Veja abaixo palavras chave para fazer perguntas inteligentes e adequadas para elucidar e manter debates:
  • classificar - definir - explicar - rever - resumir - comparar - descrever
  • justificar - verificar - criticar - esboçar - ilustrar - investigar

Não use sempre perguntas do mesmo tipo, procure evitar que alguém responda antes de ter chegado ao fim da sua pergunta. Nada mais irritante para um orientador do que um ouvinte convencido de ter compreendido a pergunta antes de ser formulada.
O sentido das perguntas pode ser aberto ou fechado. Ele é aberto quando ela é feita de tal modo que não pode ser respondida com sim ou não. Ex. O que voce acha disto?

• saber manter o silêncio - Após uma pergunta geral, muitas vezes temos o silêncio. Tomado de pânico, o orientador começa a falar. Tenha consciência da lentidão do pensamento de um grupo, Uma boa idéia é contar mentalmente enquanto espera. Se chegar a conclusão que por qualquer razão o fgrupo é incapaz de responder, exprima sua pergunta de outro modo. Procure a causa.
• ouvir muito, falar pouco - reserve a sua opinião no decurso de uma discussão e deixe os outros falar. Ouvindo-os você sempre terá uma posição extraordinariamente forte. Se você falar antes do tempo perderá a vantagem.
• aprenda a conhecer os outros - tome consciencia de que o grupo trabalha incessantemente em 2 planos diferentes, um de ordem intelectual e outro de ordem afetiva. Quando a emoção suplanta a lógica os choques são inevitáveis. Conheça os tipos de participantes da reunião.
• anotar - registre todos os pontos de acordo do grupo à medida com que eles vão acontecendo, resumindo as idéias, os acordos e as responsabilidades de cada um.

Nas reuniões o orientador deve ter consciência de que os participantes podem agir de maneiras bem diferenciadas, e estes podem fazer partes de um ou mais dos tipos abaixo:

• o eterno perguntador - procura atrapalhar o lider; tenta fazer fazer com que você apoie seu ponto de vista.
  • devolva suas perguntas ao grupo, não tome partido.
• o belicoso - gosta de ferir os outros com ou sem razões legítimas.
  • não retruque e não perca a calma, você pode se defender com a desculpa do tempo e lhe dizer que vai considerar o seu problema com a máxima boa vontade, mas em particular. Impeça que ele monopolize a discussão.
• o teimoso - ignora sistemáticamente tanto o ponto de vista dos outros como o seu. Nada quer aprender através dos outros.
  • tente unir o grupo contra ele. Diga que vai discutir sua pergunta separadamente com ele e que por enquanto ele aceite a posição do grupo.
  • uma variação deste caso é aquele tipo de pessoa que quando começa a falar não para mais. Estipule tempo, tente reconduzi-lo ao assunto e corte no momento adequado.
• o sabe-tudo - pretende impor sua opinião a todos. Pode estar bem informado ou simplesmente gosta de falar.
  • use perguntas embaraçosas. Reforce a confiança do grupo para não ser influenciado por ele.
• o positivo - sempre pronto a ajudar, seguro de si próprio.
  • é de grande auxílio na discussão. Procure obter a sua contribuição utilizando-o com frequência.
• o falante - fala de tudo e sem parar, exceto do assunto em pauta.
  • interrompa-o con tato, limitando o tempo e chamando-o ao assunto. Olhe para o relógio.
• o tímido - tem idéias , porém tem dificuldade em formulá-las.
  • faça-lhe perguntas fáceis e procure fazer com que ele tenha mais confiança em si mesmo. Elogie a sua contribuição sempre que possível.
• o desdenhoso - dirige-se ao grupo de forma superior. Nunca se mistura a ele.
  • não anule a sua susceptibilidade e não o critique. Utilize a técnica sim, mas...
• o distraído, desinteressado - distrai tambem os outros, pode ser que fale do assunto em pauta mas também de outro.
  • dirija-lhe uma pergunta fácil, colocando seu nome no início da frase (direta). Faça com que ele de exemplos do trabalho em que está interessado.

Para se obter reuniões produtivas o orientador (coordenador) deve planejar e estabelecer os objetivos, tais como:

• Periodicidade - estabeleça a frequência das reuniões (periódicas, emergências,..).
• Tipo da reunião - o tipo da reuniao é definido em função do seu objetivo:
  • informação - reunião com o objetivo de dar e colher informações, organizar, gerar e disseminar conhecimentos.
  • tomada de decisão - reunião com o objetivo de estabelecer fatos, determinar problemas (analise de causas e efeitos), listar possíveis soluções, avaliar alternativas (prós e contras) e estabelecer os cursos de ação.
  • avaliação - reunião com o objetivo de analisar situação, arrolar recursos, estabelecer prioridades (prazos, custos e prioridades), estabelecer os métodos de atuação e distribuir as responsabilidades.
• Fases da reunião - verificar em cada fase os itens que devem ser estabelecidos:
  • preparação - estabelecer os objetivos da reunião, selecionando os participantes, planejar e divulgar a agenda e finalmente preparar os tópicos que serão abordados na reunião.
  • condução - quebrar o gelo ao início da reunião, estabelecer os papéis dos participantes, tratar dos assuntos dentro do tempo estabelecido sempre caminhando para o fechamento do mesmo (decisão).
  • ação final - dar feedback para os participantes da reunião.
• Papeis na reunião - voce como coordenador deve estabelecer os papéis na reunião:
  • facilitador - participante que irá cooordenar o tempo de cada assunto não deixando que haja divagação e nem fuga do assunto principal.
  • relator - participante que irá registrar a reunião, os tópicos discutidos, as decisões, as responsabilidades e as ações a serem tomadas.
• Problemas à evitar - lembre dos tipos de participantes de reunião.
• Regras básicas - Sempre que possível siga as seguintes regras:
  • inice e termine a reunião na hora agendada.
  • não aceite interrupções.
  • crie um clima de descontração.
  • conteúdo da reunião é importante e a forma como é apresentada também.
  • priorize os assuntos.
  • estabeleça tempos parciais para cada assunto.
  • exercite o ato de ouvir.
  • limite a reunião ao máximo em 2 horas.
  • os maiores problemas são os comportamentais.
  • evite posturas dogmáticas.

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